Dans le cadre du renforcement de ses équipes et du développement de ses activités, la société Petrodiff GmbH, exploitant de stations-service, est à la recherche d’un (e) Office Support Manager (m/f) pour ses bureaux se trouvant à Marnach au Nord du Grand-Duché de Luxembourg.

Après une phase d’intégration et de formation interne, vous occuperez une fonction transversale de support et aurez pour principales missions :

·       Le support organisationnel:

o   La préparation et l’organisation de différentes réunions, team buildings et formations : prise de rendez-vous, convocations, préparation des dossiers préalables, réservation et préparation de salles, la réception des participants, le catering etc.

o   La préparation et l’organisation d’enquêtes, de statistiques et d’analyses

o   La recherche documentaire et la veille

o   La gestion et l’approvisionnement du matériel de bureau et des imprimantes

·       La participation à différents projets plus ambitieux :

o   La préparation et l’organisation d’actions marketing et sponsoring

o   L’optimalisation du système d’archivage de classement physique et électronique

o   La gestion des plaintes clients

o   La déclaration de sinistres et suivi des dossiers assurances 

o   L’élaboration de projets divers Retail en collaboration avec la coordination 

·       Des travaux de secrétariat et de support administratif :

o   La gestion, la rédaction, la traduction et la préparation de courriers, documents, tableaux, encodages, procédures et rapports divers

o   La gestion du courrier interne et des archives

o   La mise à jour de bases de données

o   Le suivi des factures, des caisses et des chèques repas

o   La lecture, l’analyse et le suivi de contrats

o   Le support à la direction : la préparation de statistiques de vente, budget, …

·       La réception d’appels téléphoniques et le contact avec des différents prestataires internes et externes

 Votre profil

• Idéalement vous avez suivi une formation de type administratif ou comptable (en tant qu’assistante de direction, par exemple) avec des notions juridiques et vous êtes doté(e) d’une expérience concluante dans un poste similaire. Toutefois, à l’inverse, un profil junior avec un réel attrait pour ce métier et une forte capacité à apprendre et à évoluer peut très bien convenir aussi
• Vous avez un grand intérêt pour tous types de travaux administratifs et comptables et appréciez réellement intervenir en qualité de support auprès de la direction et de vos collègues
• Vous aimez les chiffres et vous disposez d’un véritable sens analytique et logique
• Vous maîtrisez parfaitement les outils MS Office, en particulier Outlook, Excel, Word et PowerPoint. La connaissance du logiciel SAP, Soft Co et des programmes INTEC (Cash In, Trade In, Scan In)  est un atout certain
• Vous faites preuve de la plus grande discrétion et confidentialité
• L’aisance relationnelle, le sens du service au client, l’esprit d’équipe, un caractère souriant, serein et positif font partie de votre personnalité
• Proactif(ve) plutôt que réactif(ve), structuré(e), méthodique, organisé(e), autonome, rigoureux(se) et ponctuel(le) , vous savez mener à bien plusieurs tâches simultanément, tout en respectant les échéances et les délais
• Vous êtes capable de proposer des améliorations organisationnelles à mettre en place
• Vous maitrisez parfaitement le français, l’allemand et l’anglais, tant à l’oral qu’à l’écrit. La pratique du luxembourgeois représente un avantage certain

Nous vous proposons

• Un cadre de travail stimulant et moderne, une équipe sympa et engagée et une ambiance de travail positive au sein d’une société stable, ambitieuse et en pleine expansion
• Un contrat à temps plein et à durée indéterminée
• Un lieu de travail d’accès facile, rapide et sans embouteillages
• Une date de début immédiate ou à convenir 

Avant de postuler, vous avez ...

• …consulté notre site gulf.lu et en avez appris davantage sur notre société ?
• …découvert la fonction proposée et vous pensez correspondre ?

Alors n’attendez plus et faites-nous parvenir votre dossier de candidature complet via l’onglet « Apply » ci-dessous.

Chaque candidature sera traitée dans la plus stricte confidentialité.